Proforma faktura: K čemu slouží a jak ji vystavit?

Definice proforma faktury

Proforma faktura představuje předběžný návrh faktury, který nemůžete použít jako daňový doklad ani k zaplacení. Jde vlastně o takový informativní dokument, který vám nastíní detaily chystané transakce. Když si něco objednáváte nebo uzavíráte smlouvu, proforma vám ukáže přesně, co kupujete, za kolik, v jakém množství a za jakých podmínek.

V mezinárodním obchodě se proforma faktury běžně využívají - hlavně kvůli celním záležitostem a platbám v zahraničních měnách. I když nejde o finální doklad, měli byste na ní najít všechny podstatné údaje: kdy byla vystavena, kdo ji vystavil a pro koho, co přesně se prodává, cenu za kus i celkem, a jak dlouho nabídka platí. Jakmile se obchod uskuteční a zboží dorazí nebo se služba poskytne, dostanete už klasickou fakturu - ta už slouží jako řádný daňový doklad a podle ní můžete zaplatit.

Rozdíl mezi fakturou a proformou

Při obchodování se běžně potkáváme s různými druhy faktur, každá z nich má svoje specifické použití. Klasická faktura je vlastně daňový doklad, který vám vystaví dodavatel po tom, co vám dodá zboží nebo poskytne službu. Je to takový oficiální papír o prodeji, který zavazuje obě strany. Naproti tomu proforma faktura není daňovým dokladem - je to spíš taková předběžná verze faktury, která vám ukáže, jak bude transakce vypadat.

Vlastnost	Proforma faktura	Faktura
Záväznosť	Nezáväzná	Záväzná
Platobná povinnosť	Nevzniká	Vzniká
Účel	Žiadosť o platbu, informácia o objednávke	Potvrdenie o uskutočnení obchodu, doklad pre účtovníctvo

Proforma fakturu dostanete hlavně proto, abyste si mohli v klidu projít všechny důležité detaily objednávky - kolik co stojí, jaké množství se objednává a kdy to přijde. Hodně se s ní setkáte třeba když máte něco zaplatit dopředu nebo při zálohových platbách. Je ale potřeba mít na paměti, že proforma faktura není to samé jako běžná faktura a nepatří do účetnictví. Až když skutečně dostanete zboží nebo službu, měli byste dostat normální fakturu.

Kdy se proforma faktura používá?

Když potřebujete předem vědět, kolik budete platit za zboží nebo služby, přichází na řadu proforma faktura. Je to takový předběžný rozpis platby, který ale nemůžete použít jako daňový doklad - je to spíš orientační papír. Často se s ní potkáte třeba když si objednáváte něco na míru a musíte nejdřív poslat zálohu, než se začne vyrábět. V proforma faktuře najdete skoro všechno co v normální faktuře - kdo to prodává, kdo to kupuje, co přesně se prodává, za kolik a kdy se to má zaplatit. Jedna věc tam ale chybí - nenajdete tam DIČ a tenhle doklad se vlastně ani nepočítá do účetnictví. Až když dostanete zboží nebo službu, přijde vám normální faktura, se kterou už můžete jít na berňák.

Proforma faktura je jako slib – závazek dodat zboží nebo službu, ale teprve po potvrzení se stává skutečnou objednávkou.

Božena Černá

Náležitosti proforma faktury

Když mluvíme o proforma faktuře, je dobré vědět, že nejde o klasický daňový doklad, ale spíš o takovou předběžnou verzi faktury, která má hlavně informativní charakter. I když vás právně nezavazuje k platbě, měli byste na ní najít všechny podstatné údaje. Musí tam být jasně napsáno proforma faktura, kdy byla vystavena, kdo ji vystavil a pro koho je určena, co přesně se prodává nebo jaká služba se poskytuje, v jakém množství a za jakou cenu - jak za kus, tak celkem. Samozřejmě nesmí chybět ani údaje o měně, jak a kdy se má platit. Je fajn, když je na první pohled jasné, že jde o nezávazný dokument - předejde se tím zbytečným zmatkům. Tyhle proforma faktury se běžně používají třeba když chcete poslat někomu cenovou nabídku, potvrdit objednávku nebo když potřebujete něco proclít.

Platba na základě proformy

V dnešním obchodním světě se často setkáváme s platbami na základě zálohových dokladů. Proforma faktura představuje důležitý předběžný dokument, který detailně popisuje zboží nebo služby včetně jejich ceny a způsobu úhrady. Je třeba si uvědomit, že proforma faktura není totéž co běžná faktura - nezakládá žádnou daňovou povinnost a nelze ji použít pro účetní evidenci. Jejím hlavním smyslem je dát zákazníkovi přesný přehled o chystané transakci a umožnit mu zaplatit ještě před dodáním objednaného zboží či služby. Jakmile dodavatel obdrží platbu a vyřídí objednávku, vystaví klasickou fakturu, která už slouží jako řádný daňový doklad.

Vzor proforma faktury

Proforma faktura je v podstatě předběžný návrh faktury, který vám ukáže, kolik budete platit. Není to klasický daňový doklad, ale spíš takový orientační přehled cen za zboží nebo služby. Díky tomu přesně víte, s jakou částkou máte počítat. Je dobré vědět, že proforma fakturu nemusíte účtovat a vlastně vás ani nezavazuje k platbě.

Na první pohled musí být jasné, že jde o proforma fakturu. Proto tam vždycky najdete buď přímo nápis proforma faktura nebo aspoň zkratku prof.. Mějte ale na paměti, že tohle je jen předběžný dokument. Konečná faktura se může trochu lišit - třeba když se připočítá doprava nebo se změní způsob platby. Proto je fajn si všechno ještě jednou zkontrolovat na té finální faktuře, než něco zaplatíte.

Časté dotazy k proforma faktuře

Hodně lidí si láme hlavu s tím, co vlastně proforma faktura je a jak se liší od normální faktury. Je fakt důležité vědět, že proforma faktura není daňový doklad a nemůžete s ní jít do banky zaplatit. Je to v podstatě takový předběžný rozpis pro zákazníka, kde najde, co si objednal, za kolik to bude a další podrobnosti k obchodu. Když to porovnáme s běžnou fakturou, tak na proforme nenajdete IČO dodavatele ani razítko. Hlavní smysl proformy je domluvit se na cenách a podmínkách ještě předtím, než se obchod skutečně uzavře. Teprve když zákazník s proformou souhlasí, dostane od dodavatele klasickou fakturu, se kterou už může jít zaplatit a použít ji jako daňový doklad.